Ya sabemos que La facturación electrónica logra el orden, la confidencialidad, la disponibilidad de nuestras facturas y, por supuesto su seguridad.
Si estamos pensando en un cambio a la facturación electrónica, lo más importante para comenzar es el conocimiento de todas estas garantías y tener la certeza de que supone un beneficio para nuestros negocios: además actualizará y optimizará su funcionamiento, ahorrará costes y tiempos y proporcionará ventaja competitiva.
Una vez asumido esto, podemos convertirnos en expertos de la facturación electrónica, siguiendo estos consejos:
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- Cerciorarnos de que la forma y el formato de las facturas son los correctos: los contenidos preceptivos en lo que se refiere a datos y requisitos para la corrección de la factura, un buen diseño acorde con nuestra imagen corporativa, y el tipo de fichero informático más adecuado (XML-PDF). Es importante tener familiaridad con todo el proceso de facturación y, muy en especial, asegurarse de que la factura no podrá ser modificada después de su generación y envío. La firma electrónica garantiza, entre otras cosas, la autenticidad de la factura en origen y la integridad de su contenido y es muy sencilla de usar.
- Comprobar que nuestro proveedor del servicio avala la custodia y seguridad de los documentos en la nube, a la vez que permite el uso de cualquier dispositivo y el acceso a nuestra información desde cualquier lugar; y todo esto, dejándonos la libertad para elegir cuándo, cómo y hasta qué punto utilizar el servicio. Con efacturar es posible enviar desde una factura hasta miles de ellas, con sólo registrarse.
- Si estamos utilizando programas de facturación, o quizá ERP, que ya generan el archivo correcto, la seguridad aumenta: sólo es cuestión de subir y distribuir la factura generada mediante Efacturar.com, teniendo constancia de si ha sido descargada y cuándo por el destinatario o receptor. Hay que recordar que Efacturar.com es accesible desde ERP’s y Navision en especial, mediante un módulo que integracon el sistema la firma y distribución de las facturas. Esto permite un proceso completo y totalmente seguro.
- Para ir asegurando también cada uno de nuestros primeros pasos, está bien empezar con uno o varios clientes o proveedores de confianza, aquéllos que nos parezcan más adecuados. Quizá, al principio, queramos emitir las facturas en papel a la vez que telemáticamente para estos clientes: por supuesto, también esto es posible.
- Y, sobre todo, ante cualquier duda, preguntar hasta que nos quede totalmente claro… El equipo de Efacturar está a su disposición para cualquier consulta o aclaración en info@efacturar.com y en el apartado contacto en la plataforma.
- Por último, practicar, practicar y practicar… la práctica es el mejor de los maestros…